Apakah Arti Sebenarnya Manajemen?

Apakah Arti Sebenarnya Manajemen?

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur.” Akademisi dan scholar practioners dari era ke era memberikan beragam definisi sebagai pandauan pelaku binis dalam melakukan perkerjaan mereka dengan lebih efektif dalam system dunia bisnis dan organisasi yang semakin kompleks adaptive sifatnya. Organization and coordination of the activities of an enterprise in accordance with certain policies and in achievement of clearly defined objectives. Menurut Peter Drucker (1909–2005), tugda utama management terbagi dalam dua lini terpenting: marketing and innovation. Peter Drucker bersikeras bahwa Marketing adalah kunci utama dala kesuksessan semua bisnis, tapi ilmu managemen secara keseluruhan juga menampilkan perspektif ontologi dan epistemologi dalam banyak lini lainnya.  Diantaranya adalah finance & accounting, information technology, operations management, project management, organizational behaviour & design, dan managerial economics.

Sebagai sebuah disiplin, manajemen merupakan pembentukan fungsi yang saling mengunci dengan peranannya untuk memformulasikan strategi korporat sesuai dengan design dan/atau struktur organisasi yang ada.  RD Stacey (2002) bahkan dengan cepat dan tepat menambahkan kemampuan manajemen untuk belajar, adapatasi, berubah (2nd & 3rd order change), mengambil keputusan dalam resiko dan ketidakpastian (sense-making) sebagai fungsi dasar management dalam memformulasikan korporate dan bisnis strategi. Dalam skala konteks yang lebih kecil manajemen akan selalu bergerak dari satu peranan ke peranan lainnya dalam proses analisa, planning, implementasi dan control untuk mencapai objecktif perusahaan baik dari segi kwalitas, kuantitatif, waktu dan sumber daya yang digunakan (QQT/R).   Dalam berkompetisi cost effectiveness adalah kunci keberhasilan perusahaan untuk mendapatkan hasil yang superior untuk terus mengembangkan usahanya. Menurut pendapat saya cost effectivess hanya dapat dicapai dengan secara konsisten menerapkan strategi yant tepat: better differentiate than price; better revenue than cost.

Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Kita tidak akan melacak sejarah manajemen terlalu jauh kebelakang. Kita sebaliknya akan berfokus kepada apa yang dikenal debagai era of scientific management, Era Scientific manajemen boleh dikata dimulai pada Tahun 1776 oleh seorang economist dari University of Edinburgh, Inggris dengan buku klasiknya The Wealth of Nation. Dalam temuannya Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja (division of labour) dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.  Smith juga memperlihatkan bagaimana setiap negara dengan disctinctive dan specific competence mereka masing masing akan mendapatkan keuntungan dari division of labour.  Fase kedua pada era scientific management dipopularkan oleh temuan Frederick Winslow Taylor  yang dituangkan dalam buku klasiknya the Principles of Scientific Management, (1911). Konsep scientific manajemen Taylor secara praktis adalah menggenai penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik/tercepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang bersifat manual. Perkembangan manajemen ilmiah juga didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry Gantt dan keluarga Gilberth. Henry Gantt. menggagas ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada karyawannya untuk bersifat rajin (industrious) dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan mengontrol pekerjaan. Sementara itu, Frank dan Lillian Gilbreth berhasil menciptakan micromotion, sebuah alat yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Alat ini digunakan untuk menciptakan sistem produksi yang lebih efesien.

Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. Pada awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan..

Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk “birokrasi yang ideal” itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.

Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirkan ilmu riset operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi, sering dikenal dengan temuan akademisi dan scholar practitioner bawah manajemen adalah sebuah ilmu sains atau  “manajemen sains”. Kini pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasional sangat umum digunakan.

Menggabungkan kesemua perkembangan yang ada dan melalui perjalanan panjangnya melewati pendidikan di Jerman, Inggris dan kemudian America, pada tahun 1946, Peter F. Drucker—sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: Concept of the Corporation.

Manajemen konsep tidak berhenti kepada prinsip ‘how’ nya saja dalam memajukan management science.  Pada saat yang hamper bersamaan muncul pula apa yang dikenal sebagai the behaviourial school di kedua sisi Atlantis (America dan Inggris)

Banyak temuan yang dimulai dengan eksperimen seperti yang dilakukan di Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an mulai memberikan pertanyaan baru tentang peranan kepuasan intrinsik kejiwaan seseorang/grup terhadap kinerja,  Eksperimen Hawthrone misalnya mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kontribusi lainnya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul Creative Experience pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul The Functions of the Executive yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard menjelaskan dikotonomi “efektif-efisien”. Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu yang menjadikan kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi sebagai elemen universal, sementara itu pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori “penerimaan otoritas” yang didasarkan pada gagasan bahwa atasan hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritasnya.  Perintah dari atasan bisa dengan mudah termanipulasi (kecepatan, ketepatan, usaha, feedback, intentional blinding, etc) di lapangan oleh para pelakunya menjadi sangat berbeda dengan apa yang sebenarnya dimaksud.

Starbuck (1983) kembali memberikan gambaran yang sangat jelas mengenai aktifitas yang terjadi disetiap organisasi. Aktifitas organisasi menurut Starbuck dapat dikategorikan dalam dua operating modes: 1. a problem-solving mode dimana problem yang kita pandang sebagai problem mendorong kita untuk mencari solusi. 2. Action-generating mode dimana aksi berasal dan/atau termotivasi dari keyakinan kita akan perlunya sebuah persiapan untuk menghadapi  sebuah problem (yang sekarang belum ada) yang kemudian akanmemberikan justifikasi aksi tersebut.  Contohnya segala persiapan yang kita lakukan kalau kalau pemain baru akan masuk ke industry kita, dan atau krisis ekonomi tiba tiba menerpa Indonesia lagi.

Dari segi negatifnya Parkison Law yang mengatakan pekerjaan dan tugas akan terus menyesuaikan dan berkembang sesuai dengan waktu luang yang ada telah membuktikan betapa semakin luangnya waktu semakin melambatnya irama kerja.  Perlamabatan ini biasa diatasi dengan menambah karyawan dan kemudian berulang lagi permasalahn tersebut.  Parkinson menciptakan law ini berdasarkan apa yang beliau pelajari pada system bureaucracy kantor pemerintahan di Inggris raya.

 

Modern Management Science

Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management/TQM; Quality Circle/QC; terapan Kanban di Toyota) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh manajemen guru seperti W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

Deming, orang Amerika, yang konspenya justru lebih dahulu diterima di Jepang, dan kemudian dengan suksesnya industry Jepang di tahun 1980an, Deming and Juran ‘kembali’ ke dunia akademisi barat dengan apa yang dikenal sebagai Japanese Management System. Pada intinya guru manajemen kwalitas berpendapat bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan sistemnya. Mereka berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan, biaya akan berkurang karena berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang lebih baik atas waktu dan material;  produktivitas meningkat; pangsa pasar meningkat karena peningkatan kualitas dan penurunan harga; profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat bertahan dalam bisnis;  jumlah pekerjaan meningkat. Juran mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi dan diimplementasikan.  Konsep manajemen kwalitas dijabarkan dalam bentuk langkah-langkah yang kemudian secara step-by-step diterapkan hingga akhirnya hasil yang maksimal berhasil didapatkan dan dipertahankan. Walau kita tidak dapat sepenuhnya menerapkan kwalitas manajemen versi Japanese management system karena factor kultur dan etos yang melekat pada system, namum menurut hasil riset Cardiff Business School’s Japanese Management System Reseach Unit dengan sedikit adjustment konsep Deming dan Juran dapat berhasil baik dimanapun diterapkan.

Kalo kita amati lebih jauh sekarang ini pendekatan kuantitatif seperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi computer telah semakin memperkuat the science aspect of management.  Manajemen di Asia yang dikenal sebelumnya dengan approach holisticnya telah mulai menggabungkan analytical approach yang umum menjadi praktis keseharian di barat. . Tidak berarti bahwa analytical approach barat selalu baik dan sebaliknya.  Henry Mintzberg yang memperkenalkan konsep strategi sebagai sesuatu yang bersifat emergent malah lebih condong kepada Eastern Holistic Approach.

Sebagai seorang scholar practitioner dengan misi untuk memastikan ‘theories inform practices as much as practices inform theory’, saya berpendapat bahwa management science akan terus memerlukan management art untuk memahami misalnya mengapa strategi A berhasil diterapkan C tetapi gagal di perusahaan B. Sebagai manusia kita masing masing memiliki ‘worldview’ yang unik. Bagaimana keunikan ini dapat dimanfaatkan sebagai masukan untuk inovasi bergantung kepada pola manajemen dan manajemen konflik. Kita selalu berbicara tidak ada ‘superman’ diperusahaan ini namun dengan kenyataan bahwa kita membutuhkan ‘supermen’ untuk membangun organisasi yang solid bagaimana kita bisa membuat yang terbaik merasa terapresiasi.  Jack Welch bersikeras bahwa 20 % karyawannya menghasilkan 80 % output perusahaan.  Nah, tidak kita harus memberikan perhatian khusus kepada yang 20 % ini.  Pepatah yang sangat terkenal di Inggris menyataka ‘there will be firsts among equals’

Dalam masyarakat kolektif seperti kita mempunyai kebiasaan untuk mengedepankan team-work/group-work.  Team work tentunya memiliki banyak keunggulan karena resources/pengetahuan/ pandangan yang berbeda dari orang orang yang membentuk group tersebut dapat menghasilkan terobosan dalam inovasi dan dalam gagasan.  Tapi sejauh mana kita bisa memastikan tidak aka nada dominasi 1 atau 2 indiviudal dalam grup tersebut atau sebaliknya bagaimana kita yakin bahwa kebutuhan natural kita untuk diterima, untuk conform, untuk terkesan ‘enak diajak kerjasamanya’ tidaklah menghasilkan apa yang disebut Janis (1972) sebagai ‘groupthink’ (premature concensus seeking)? Dengan segala kelemahan yang terjadi pada pola prmikiran group yang terkungkung dalam ‘bounded awareness’.  Salah satu peristiwa besar yang diakibatkan oleh groupthink termasuk perang Vietnam, perang Iraq; kegagalan Ford terbesar dengan Ford Edser nya.  Inilah sebabynya menurut pandangan saya Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia tetap akan berperan penting dalam perkembangan ilmu manajemen manajemen di masa yang akan datang.

People, Work (progress and result) dan tools sebagai sarana utama manajemen.

Setelah sebuah perusahaan memiliki visi, misi dan strategi yang tepat, manajemen akan hanya berhasil mencapai objectives jangka pendek, menengah maupunpanjang apabila mereke memiliki the people, organisational design (role and relatioships dari people) dan tools (sumberdaya/modal dalam bentuk uang, material, informasi, rewards & appreciation, dan pengukuran progress dan result dari pekerjaan yang dilakukan) . Role and relationships design menjadi sangat penting apabila kita mengingat apa yang ditemukan oleh Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen.  Minstzberg mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok. yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain. Dari waktu ke waktu 2nd order change dan 3rd order change yang merivisi semua yang kita percayai tentang perusahaan kita dan ‘how we do things around here’ perlu dilakukan untuk mampu terus memajukan perusahaan.

People yang membuat tujuan dan people pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia yang memiliki kemampuan cognitive, conceptual, inter relationship skills yang memadai tidak ada hasil yang dedapatkan dengan hanya sekedar mengumpulkan banyak orang, Tidak kalah pentingnya manajemen membutuhkan organizational design yang tepat guna dan tepat waktu untuk kemudian membakukan role dan relationships dari people yang ada: consult, direct, manage, advice, dll. Mengkontrol output: direct output, delegated direct output, assisted direct output, dll.

Money atau Uang juga merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, untuk memberikan reward dan appresiasi tepat waktu dan tepat guna (dalam manajemen rewardpun kreatifitas dan human sciences diperlukan untuk memastikan reward system yang efektif), untuk mendapatkan alat-alat, bahan baku, dan informasi yang dibutuhkan, dll.

Yang terakhir tapi bisa jadi merupakan link yang terpenting adalah Market atau pasar. Market adalah tempat di mana organisasi melakukan distribusi dan kemudian memasarkan produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Menguasi sebuah pasar membutuhkan penerapan strategi yang relevan dan konsisten. Mulai dari manajemen distribusi, manajemen merek, manajemen perilaku konsumen, manajemen komunikasi.

Pada intinya Manajemen organisasi adalah suatu konsep dan praktik yang sangat kompleks. Organisasi sendiri adalah sebuah jaringan yang kompleks dimana manusia, tools, methods, materials, dan perilaku dan kepentingan pribadi, grup, perusahaan berusaha untuk bergabung menjadi satu pada satu titik ekuilibrium. . Kompleksitas organisasi saja sudah cukup berat untuk di manage dengan baik kini tambahkan pula dinamis kompleksitas di luar organisasi: konsumen, supplier, distributor, regulasi, infrastruktur negara, dll.  Untuk mencapai kesesuksesan kita sangat perlu mengetahui kekuatan unik apa yang kita miliki dan teruslah kembangkan kekuaatan tersebut untuk menghasilkan proses dan hasil akhir yang lebih baik dari semua lawan lawan anda.

 

 

 

 

Posted in Articles, Indonesian, Rudolf's Articles.